Checkliste für das Mitarbeitergespräch – so verläuft die Kommunikation erfolgreich

Mitarbeitergespräche sind das A und O einer erfolgreichen Führung. Sie sind die Basis für die Zusammenarbeit zwischen Chef und Mitarbeiter und ermöglichen im Idealfall eine offene und ehrliche Kommunikation über Ziele und Leistungen, wichtige Ereignisse, Erfahrungen, Karrierewünsche und Entwicklungsmöglichkeiten sowie  Zufriedenheits- bzw. Unzufriedenheitsfaktoren. Damit ein solches Gespräch zum gewünschten Ziel führt, bedarf es jedoch einer angemessenen Vorbereitung. Wir haben für Sie Tipps und Tricks zusammengetragen, die Ihnen die Planung und die Durchführung von Mitarbeitergesprächen erleichtern.

Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch – was ist zu beachten?

Durch eine detaillierte Vorbereitung stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie die Gesprächsziele erreichen und das Gespräch mit einem beidseitig akzeptablen Ergebnis endet. Sie gewährleisten auch, dass die Gesprächsdauer in einem angemessenen Rahmen bleibt und Sie sich nicht mit unwichtigen Details aufhalten.


Ob Sie Ihren Mitarbeiter schriftlich oder mündlich einladen, richtet sich weitgehend nach dem Gesprächsanlass. Für komplexere, regelmäßig stattfindende Gespräche wie Beurteilungs-, Jahres- oder Zielvereinbarungsgespräche empfiehlt sich eine schriftliche Einladung. Geht es um kurzfristige, weniger umfangreiche Gespräche wie ein Zwischenfeedback, genügt eine mündliche Absprache.

Wählen Sie den Termin und den Ort für Ihr Mitarbeitergespräch so aus, dass Sie es in Ruhe und unterbrechungsfrei führen können. Verfügen Sie über kein eigenes Büro, bietet ein zentraler Besprechungsraum eine passende Alternative.

Um welche Themen sollte sich das Gespräch drehen?

Bei Mitarbeitergesprächen handelt es sich um Zweckgespräche, die eine ganz bestimmte Absicht verfolgen. Je mehr Klarheit über die jeweiligen Themen besteht, umso leichter lässt sich die Gesprächsführung darauf ausrichten und umso einfacher können Sie am Ende überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden.

Wichtig ist es, realistische Gesprächsziele, das heißt, persönlich zumutbare und rechtlich einwandfreie Ziele zu vertreten. Erhöhen Sie Ihre Flexibilität während des Mitarbeitergesprächs, indem Sie sich zusätzlich zum wünschenswerten Maximalziel ein mindestens zu erreichendes Minimalziel setzen. Für den Fall, dass Sie die ursprüngliche Zielsetzung aufgrund neuer, sich erst im Gesprächsverlauf ergebender Fakten nicht weiter verfolgen können, sollten Sie sich weitere Alternativziele bestimmen. Generell macht es Sinn, Themen wie Mitarbeiterleistung und Zielerreichung anzusprechen, eine gemeinsame Einschätzung der Mitarbeiterkompetenzen zu geben und auch die persönliche sowie berufliche Entwicklung des Mitarbeiters zu adressieren.

Vergessen Sie aber nicht die persönliche Komponente und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob sie insgesamt mit ihrer Arbeit zufrieden sind, ob es Probleme mit anderen Mitarbeitern gibt oder ob ungelöste Konfliktsituationen bestehen. Wichtig ist, dass Sie aktiv zuhören und auf Ihre Mitarbeiter eingehen, gerade wenn es auch Negatives zu besprechen gibt.

Wie baue ich das Mitarbeitergespräch auf?

Damit Sie sich im Mitarbeitergespräch gleich auf das Wesentliche konzentrieren können, gilt es, den Gesprächsaufbau festzulegen. Stellen Sie sich vorab folgende Fragen und beantworten Sie diese am besten schriftlich. Dadurch haben Sie einen Leitfaden, der Ihnen Unterstützung im Gesprächsablauf gibt und das eigentliche Gespräch vereinfacht.

  • Was ist das Thema des Gesprächs und wie formulieren Sie dieses?
  • Welches Hauptziel ist zu erreichen und wo können Sie welche Kompromisse machen?
  • Welche Teil- oder Alternativziele gibt es, wenn das Hauptziel nicht erreichbar ist?
  • Welche Argumente und Einwände sind möglich?
  • Birgt das Gespräch Konfliktpotenzial oder könnte es emotional werden?

Beginnen Sie das Gespräch am Besten mit der Anerkennung der Leistungen Ihres Mitarbeiters, um eine positive Basis zu schaffen, in der sich der Mitarbeiter wohl fühlt und bereit ist, offen mit Ihnen zu sprechen.

Probleme und Konflikte während des Mitarbeitergesprächs – wie reagiere ich richtig?

Konfliktpotenzial bieten insbesondere Mitarbeitergespräche, in denen eine unzureichende Arbeitsleistung oder ein unerwünschtes Verhalten zu beanstanden sind. Vor allem Mitarbeiter mit geringem Selbstwertgefühl können meist schlecht mit Kritik umgehen und reagieren zum Teil irritiert oder verletzt, abwehrend oder sogar aggressiv.

Spitzt sich ein Mitarbeitergespräch zu und droht zu eskalieren, sind professionelle Reaktionen gefragt. Rutscht Ihrem Gesprächspartner beispielsweise spontan eine übermäßig harte Formulierung heraus, fordern Sie ihn auf, das Gesagte zu wiederholen. Nicht selten erschrickt der Mitarbeiter selbst über seine Härte und wählt bei der Wiederholung eine wesentlich mildere Ausdrucksweise.

Wird Ihr Gegenüber aggressiv oder unverschämt, sollten Sie nicht zu einem Gegenangriff übergehen, da sich die Situation damit nur noch mehr zuspitzt. Reagieren Sie ruhig und gelassen und lassen Sie sich nicht auf Provokationen ein. Das genügt meist, um Ihren Mitarbeiter zur Vernunft zu bringen. Hilft alles nichts, beenden Sie das Gespräch rasch und ohne weitere Diskussion. Gleiches gilt, wenn Ihr Gesprächspartner Sie beleidigt.

Was tun, wenn der Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung fordert?

Fühlt sich ein Mitarbeiter nicht fair bezahlt, bleibt die Motivation mittel- und langfristig auf der Strecke. Doch nicht immer ermöglicht es die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens der Forderung nach einem höheren Gehalt nachzukommen. Verdeutlichen Sie Ihrem Gegenüber in diesem Fall, warum Sie keinerlei Spielraum haben, ihm mehr zu zahlen. Sind sie der Meinung, dass Ihr Mitarbeiter wirklich gute Arbeit leistet, sollten Sie ihm zumindest Alternativen anbieten: Flexiblere Arbeitszeiten, einen Fahrtkostenzuschuss, Home-Office/Telearbeit, mehr Urlaubstage oder steuerfreie Gehaltsextras wie Erholungsbeihilfe, steuerfreie Sachbezüge, Gesundheitsleistungen oder die Übernahme der Kindergartengebühren. 

Mitarbeitergespräch beenden – so gelingt der Abschluss

Für das konstruktive Beenden eines Mitarbeitergesprächs gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Vereinbaren Sie zu Beginn einen Zeitrahmen und beziehen Sie sich zum Schluss darauf.
  • Vertagen Sie das Thema auf einen anderen Zeitpunkt.
  • Klappen Sie die Unterlagen zu und geben Sie damit ein nonverbales Signal.
  • Limitieren Sie die Gesprächszeit bereits bei der Wahl des Termins, in dem Sie diesen vor eine Pause oder einen Folgetermin legen.

Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs – ebenso wichtig wie die Vorbereitung

Ebenso wichtig wie die Vorbereitung ist die Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs. Reflektieren Sie den Gesprächsverlauf und beurteilen Sie Ihre Gesprächsführung und den Ablauf selbstkritisch, um gegebenenfalls bei zukünftigen Gesprächen Anpassungen vornehmen zu können. Protokollieren Sie entweder schon während des Gesprächs oder im Nachgang getroffene Vereinbarungen und Erkenntnisse und stellen Sie diese ihrem Gegenüber zeitnah zur Verfügung.

Arbeiten Sie Maßnahmen heraus, wie Sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen können, ihre Ziele zu erreichen und sich weiterzuentwickeln. Planen Sie nach einigen Monaten einen Folgetermin ein, um den Stand der Ziele zu überprüfen und ggf. anzupassen sowie einen Zwischenfazit zu ziehen.

Musterformular für Ihr Mitarbeitergespräch

Laden Sie jetzt unser kostenloses Word-Formular herunter! Dieses Formular hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeitergespräche zu strukturieren, richtige Fragen zu stellen und die Ziele des Mitarbeitergesprächs nicht aus den Augen zu verlieren. Sie können das Formular für die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen bzw. es mit Ihrem Firmenlogo personalisieren.
Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern gelungene und konstruktive Mitarbeitergespräche!

⬇️ Musterformular herunterladen

 

 

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Durch die Nutzung unserer Seite erklären Sie sich damit einverstanden.
Weitere Informationen zu Cookies