Gehaltsextras im Unternehmen nutzen: Machen Sie's wie Steuerberater Tim

Mitarbeiter motivieren, besondere Leistungen belohnen, sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren – viele Gründe sprechen dafür, steuerfreie und pauschalbesteuerte Lohnbestandteile einzusetzen. Erfahren Sie in unserem Artikel am Beispiel der fiktiven Steuerkanzlei Tim Wegener wie Steuerberater, Unternehmer und ihre Mitarbeiter von steueroptimierten Gehaltsextras profitieren können.

Willkommen in der Steuerkanzlei Tim Wegener

Das ist Tim Wegener. Tim, ist 45 Jahre alt und ist Chef der Kanzlei Reinhard & Tim Wegener. Tim hat ganz klassisch Betriebswirtschaftslehre studiert und im Anschluss die Steuerberaterprüfung abgelegt. Mit diesem Titel im Gepäck hat er vor zwei Jahren die Kanzlei seines Vaters Reinhard übernommen, der sich mittlerweile – man glaubt es kaum – komplett aus dem Unternehmen zurückgezogen hat. Tim beschäftigt in seiner Kanzlei momentan 6 Mitarbeiter.

Alles läuft augenscheinlich gut, die Aufgaben sind verteilt, die Kollegen verstehen sich untereinander und arbeiten engagiert Hand in Hand. Eigentlich gibt es nix zu bemängeln. Aber hier und da gibt es doch einige Themen, die beachtet werden sollten. Sehen Sie selbst.

Erholungsbeihilfe

Das ist Beate Seele. Beate ist 61 Jahre alt und ist gelernte Steuerfachangestellte.

Zu ihrem Aufgabengebiet gehören die Fibu und die Erstellung von Steuererklärungen. Außerdem ist sie die gute Seele des Hauses. Sie zählt quasi zum Urgestein der Kanzlei. Im November feiert sie bereits ihr 30jähriges Firmenjubiläum. Privat liebt sie es zu reisen.

Tim möchte sich bei Beate für die langjährige Treue bedanken und überlegt, mit was er ihr eine Freude bereiten könnte. Er weiß, dass sie im Dezember den nächsten Kurzurlaub gebucht hat und entscheidet sich deshalb kurzerhand, diesen zu bezuschussen.

Erholungsbeihilfen sind Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten eines Mitarbeiters und gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Der Arbeitgeber kann diesen Zuschuss bis zu einer gewissen Höhe pauschal mit 25% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5% und ggf. pauschaler Kirchensteuer versteuern.

Die Erholungsbeihilfe darf im Kalenderjahr nicht übersteigen:

  • 156 € für den einzelnen Arbeitnehmer
  • 104 € für den Ehepartner
  • 52 € für jedes Kind

Mittels der Erholungsbeihilfe wird Tim für Beate und ihren Mann 260 €  (156 Euro, 104 Euro) übernehmen. Grundsätzlich wäre dies für Beate steuerpflichtiger Arbeitslohn, Tim übernimmt allerdings gerne die Pauschalierung mit 25 %iger LSt zzgl. Soli und Kirchensteuer. Dieser Urlaub wird Beate mit Sicherheit in bleibender Erinnerung bleiben.

Fahrtkostenzuschuss

Das ist Kristin Neue. Kristin hat vor drei Jahren erfolgreich ihre Prüfung zur Steuerfachangestellten abgelegt und arbeitet eng mit Beate zusammen. Sie wohnt aktuell noch bei ihren Eltern, möchte aber in den nächsten Monaten zu ihrem Freund umziehen. Leider wohnt dieser im 48 km entfernten Schorndorf. Sie zieht dadurch leider in Erwägung, die Arbeitsstelle zu wechseln, was sie ihrem Chef bereits schweren Herzens mitgeteilt hat.

Tim überlegt: Kristins Weggang würde ein großes Loch hinterlassen. Außerdem arbeitet sie sehr eng mit Beate zusammen und auch hier sieht er Gefahr, dass sich die Situation negativ auf Beate und das ganze Team auswirken könnte.

Um Kristin vom Bleiben zu überzeugen sucht Tim nochmal das Gespräch mit ihr. Er schlägt ihr vor, sich an den Fahrtkosten zu beteiligen.

Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Der Arbeitgeber kann diese

  • bis zur Höhe der Entfernungspauschale
  • pauschal mit 15% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5% und ggf. pauschaler Kirchensteuer versteuern
  • die Pauschalierung ist allerdings nur möglich, insofern die Fahrtkostenzuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden

Tim beteiligt sich mit 0,30 € pro Entfernungskilometer an den Fahrten zwischen ihrer eventuell neuen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Somit könnte Kristin einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von (0,30 € * 15 Tage * 48 km ) 216 € zusätzlich zum Gehalt erhalten. Tim würde diesen Zuschuss dann lediglich mit 15%iger Steuer pauschal versteuern.

Da Kristin sich in der Kanzlei grundsätzlich sehr wohl fühlt und sie es sehr schätzt, dass sich Tim Gedanken gemacht hat, entschließt sie sich das Angebot anzunehmen.

Kindergartenzuschuss

Das ist Michael Flüssig. Der 39jährige Michael ist, neben Tim, der zweite Hahn im Korb. Er hat – wie auch Tim – Betriebswirtschaft studiert und ist Spezialist in den Bereichen Existenzgründung, Investition und Finanzierung. Michael ist verheiratet und Vater von Marie, die im Oktober in den Kindergarten kommt.

Bei Michael steht die nächste Gehaltsrunde an. Tim überlegt, wie er die Kosten für die Kanzlei in Grenzen halten kann, ohne Michael zu demotivieren. Ab nächster Woche besucht Michaels Tochter Marie den Kindergarten. Die monatlichen Kosten für Familie Flüssig belaufen sich hierfür auf 300 €.

Da Arbeitgeberleistungen, die für die Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in einem Kindergarten oder einer vergleichbaren Einrichtung erbracht werden, lohnsteuerfrei sind, entschließt sich Tim, Michael einen Kindergartenzuschuss in Höhe von 200 € zu bezahlen. Die Vorteile liegen auch hier auf der Hand: Michael bekommt monatlich 200 € mehr Netto auf sein Gehaltskonto überwiesen, entsprechend hoch ist auch Tims Aufwand. Eine Bruttolohnerhöhung würde Tim wieder in etwa das Doppelte kosten. 

Persönlicher Anlass

Das ist Nadine Biene. Nadine befindet sich gerade im zweiten Lehrjahr als Auszubildende zur Steuerfachangestellten und ist somit die jüngste im Team. Einmal pro Woche besucht sie die Berufsschule.

Nächste Woche feiert Nadine ihren 18. Geburtstag. Sie hat hierfür zur Feier des Tages schon einen kleinen Umtrunk inklusive Kuchen bei den Kollegen angekündigt, auf den sich alle Kollegen sehr freuen.

Tim hat bisher noch keine Geschenke zum Geburtstag überreicht, aber warum nicht jetzt den besonderen persönlichen Anlass nutzen?

Geschenke, die der Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass erhält und deren Wert 60 € brutto pro Anlass nicht übersteigt, bleiben als Aufmerksamkeit lohnsteuerfrei.

Zu den besonderen persönlichen Ereignissen eines Arbeitnehmers zählen u.a.:

  • Geburtstag
  • Hochzeit
  • Geburt eines Kinders
  • Mitarbeiterjubiläum

Anstatt obligatorischer Blumen und Pralinen entscheidet er sich für einen Gutschein in Höhe von 60 €, für den sich Nadine einen kleinen persönlichen Wunsch erfüllen kann.  Die 60 € sind für Nadine komplett steuerfrei und auch Tim muss hierfür keine pauschale Lohnsteuer abführen.

Letztendlich hat sich Nadine vom Gutschein einen neuen Radiowecker geleistet, der sie somit bereits beim Start in den Tag immer an ihren 18. Geburtstag und ihren Chef Tim erinnern wird.

Zuschuss zum täglichen Mittagessen

Das ist Gabriele Fit. Gabriele ist Personalsachbearbeiterin und zertifizierte Lohn- und Gehaltsbuchhalterin. Durch ihre jahrelange Tätigkeit im Lohn- und Gehaltsbereich, ihre kontinuierlichen Weiterbildung und ihr großes Engagement hat sie sich auf diesem Segment eine nahezu unschlagbare Expertise angeeignet. 

Work Life Balance ist ihr sehr wichtig. Sie legt großen Wert auf eine gesunde, ausgewogene Ernährung. In ihrer Freizeit hält sich die 46 jährige mit Joggen fit. An den Wochenenden gibt sie außerdem Yogakurse im örtlichen Fitnessstudio.

Gabis Expertise hat sich mittlerweile auch bei anderen Steuerkanzleien rumgesprochen. Da der Markt guter Fachkräfte rar ist, möchte Tim es unbedingt vermeiden, eine seiner besten Kräfte an die Konkurrenz zu verlieren.  Von einem befreundeten Steuerberater hat er erfahren, dass wiederum ein anderer Steuerberaterkollege bereits aktiv auf Gabi zugegangen ist und ihr eine Stelle in seiner Kanzlei  angeboten hat.

Tim bittet Gabi zum Gespräch und unterstreicht hierin nochmal die enorme Wertschätzung, die er ihr und ihrer Arbeit entgegenbringt. Da Gabi Work Life Balance sehr wichtig ist und sie großen Wert auf eine Mittagspause inklusiver gesunder, ausgewogener Ernährung legt, beschließt er, sich am täglichen Mittagessen von Gabi in Form einer Essensmarke zu beteiligen.

Die Gesetzgebung ermöglicht ihm hier einen Betrag in Höhe von 6,33 € pro Tag, bei einer durchschnittlichen Anwesenheit von 15 Tage sind das sogar 94,95 € im Monat für Gabi – brutto wie netto. Zudem hält sich Tims Aufwand auch in Grenzen, er führt lediglich eine Pauschalsteuer auf den amtlichen Sachbezugswert an das Finanzamt ab. Seine Betriebsausgaben für Gabis Mittagessen belaufen sich dann in etwa auf 110 €. In Form einer Bruttolohnerhöhung müsste Tim wieder weit über das Doppelte aufwenden.

 

Steuerfreier Sachbezug

Die letzte im Bunde ist Sandra Fröhlich. Sandra ist alleinerziehende Mutter von zwei Kindern und arbeitet deshalb in Teilzeit, Montag bis Donnerstag im Büro, freitags aus dem Home Office.

Sandra übernimmt als Steuerfachwirtin größtenteils eigenverantwortlich Buchführungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen.

Vor ein paar Tagen bat Sandra Tim um ein Gespräch. Die alleinerziehende Mutter müsste eigentlich ihre Arbeitsstunden aufstocken, um die monatlichen Familienkosten weiterhin decken zu können. Aber – dann fehlt natürlich Zeit für die Kinder, im Haushalt und die Dinge, die drumherum noch alle so zu managen sind. Kostenmäßig stehen zudem im nächsten Jahr ein Schulandheimausflug und ein Skikurs auf der Ausgabenliste von Sandra.

Tim überlegt, wie er Sandra ein wenig unterstützen könnte. Sie leistet sehr gute Arbeit, ist immer zuverlässig, und auch die Krankheitstage sind – trotz zweier Kinder – extrem niedrig. Anstatt einer Gehaltserhöhung entscheidet sich Tim für einen Zuschuss in Form des monatlichen Sachbezugs in Höhe von 44 €, den er auf eine Gutscheinkarte aufbucht.

Sachzuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind

  • steuer- und sozialabgabenfrei, wenn sie die
  • monatliche Freigrenze
  • in Höhe von 44 €

 nicht übersteigen.

Wichtig:

  • Die Zuwendung darf nicht in Form von Barlohn sein
  • Bei Überschreitung der 44 € Freigrenze geht die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit verloren

 

Warum Mitarbeiter binden und motivieren?

Und? Kommt Ihnen die eine oder andere Situation bekannt vor? Vielleicht sind Sie mit den gleichen Herausforderungen auch in der eigenen Firma konfrontiert?

Bindung der Mitarbeiter, Motivation der Mitarbeiter, Belohnung der Mitarbeiter – warum diese Faktoren auch für ein gut funktionierendes Unternehmen so wichtig sind, haben Sie gerade am Beispiel der Kanzlei Tim Wegener gesehen.

Der Verlust eines Mitarbeiters ist für ein Unternehmen in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Zum einen sind oftmals umfangreiche Einarbeitungsmaßnahmen für den Nachfolger notwendig, zum anderen verlässt mit einem erfahrenen Mitarbeiter das Unternehmen Wissen, welches nur schwer ersetzbar ist.

Lob, Vertrauen, Erfolge feiern, aber auch Fehler machen dürfen, verhelfen mit Sicherheit zu einem mächtigen Motivationsschub bei den einzelnen Mitarbeitern, für die meisten ist jedoch der finanzielle Anreiz neben einem fairen Gehalt fast noch wichtiger.

Finden Sie als Arbeitgeber heraus, womit Sie Ihren Mitarbeitern eine große Freude bereiten können, um nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben! Die Wünsche und Bedürfnisse der Menschen sind individuell und die Gesetzgebung bietet eine bunte Palette an Möglichkeiten, aus der Sie wählen können. Profitieren Sie von diesen Möglichkeiten, um Ihre Mitarbeiter langfristig zu binden und sich als bester Chef zu positionieren.

 

 

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