So verbessert moderne Zeiterfassung die Mitarbeiterbindung

„Zeiterfassung“ ist nicht gerade ein positiv behafteter Trendbegriff. Für Arbeitnehmer ist es ein meist lästiges Ritual zum Nachweis der Arbeitszeiten gegenüber dem Arbeitgeber. 
Arbeitgeber sehen in einer Zeiterfassung oft ein notwendiges aber aufwendiges Übel um die Datenbasis für die monatliche Lohnabrechnung zu erhalten oder gewisse Gesetzesanforderungen bei der Dokumentation der Arbeitszeiten zuverlässig zu befolgen.
In den letzten Jahren haben sich jedoch einige junge Unternehmen dem Thema Zeiterfassung angenommen und moderne Softwaresysteme entwickelt, die neben klassischen Vorteilen rund um das Thema Mitarbeiterverwaltung, vor allem für kleine Unternehmen auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung erhöhen können.

Was unterscheidet eine „moderne Zeiterfassung“ von „altmodischen Zeiterfassungen“?

Anstatt teure Spezialhardware kaufen zu müssen, funktionieren moderne Zeiterfassungen mit jedem internetfähigen Gerät – also jedem Smartphone, Tablet oder PC. Mobil arbeitende Mitarbeiter stempeln sich einfach über eine App auf ihrem Smartphone ein und aus.
Mitarbeiter die vor Ort z.B. in einem Büro oder Laden arbeiten, erfassen die Zeiten direkt über eine App auf einem Tablet oder einer webbasierten Zeiterfassung im Browser des PCs.

Diese modernen Zeiterfassungen setzen sich auf verschiedene Art und Weise von altmodischen Systemen ab:

  • Moderne Zeiterfassungen sind günstiger.

    Nicht nur fällt teure Hardware im Vergleich zu gängigen Systemen weg, sondern die Systeme wie z.B. Crewmeister sind schon ab 10 Euro pro Monat inkl. aller Funktionen für ein kleines Unternehmen verfügbar. Da meist Startgebühren wegfallen ist die Einstiegshürde sehr niedrig.

  • Neue Funktionen durch moderne Technologie.

    Smartphones und Tablets bringen die moderne Technologie mit sich. So kann die Zeiterfassung automatisch mit einer Standorterfassung mobil arbeitender Mitarbeiter kombiniert werden und direkt über Push-Nachrichten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommuniziert werden.
  • Hohe Flexibilität.

    Die Daten werden in Echtzeit mit synchronisiert. So sind alle Mitarbeiter besser vernetzt und es kann flexibler und schneller auf Probleme reagiert werden.
  • Sicherheit und immer aktuell.

    Da cloudbasierte Systeme durch automatische Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden, ist die Software immer auf dem neuesten Stand bzgl. Sicherheitsbedrohungen und personalrechtlichen Anforderungen.
  • Einfache Handhabung.

    Die Hersteller solcher Systeme versprechen dass ein kleines Unternehmen mit bis zu 15 Mitarbeitern in nur 20 Minuten das Zeiterfassungssystem konfiguriert und implementiert hat. Dies liegt daran, dass keine zusätzliche Hardware eingerichtet werden muss und die Systeme ganz spezifisch auf Personen ohne Vorkenntnisse im EDV-Bereich abzielen, um diesen bei der Digitalisierung zu helfen.

Wie kann mit einer modernen Zeiterfassung die Mitarbeiterbindung verbessert werden?

Obwohl die Vorteile von diesen modernen Zeiterfassungen recht einleuchtend sind, liegt die Verbindung zur Mitarbeiterbindung auf den ersten Blick nicht auf der Hand.

Untersucht man jedoch genau wie diese modernen Zeiterfassungen Personalverwaltungsprozesse und die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor allem in kleineren Unternehmen verändert, tritt ein klarer Zusammenhang zutage.

Transparenz

Einer der großen Vorteile ist, dass die Transparenz beim Thema Arbeitszeiten zunimmt.

Alte Systeme haben immer das Problem, dass die Arbeitszeiten nicht fälschungssicher waren. Dies bildet eine Grundlage für gegenseitiges Misstrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Manche Arbeitgeber beschuldigen ihre Arbeitnehmer die ein oder andere Stunde Arbeitszeit unterschlagen, oder bestimmte Pausen nicht angegeben zu haben.
Manche Arbeitnehmer trauen gleichzeitig dem Vorgesetzten zu, Arbeitszeiten im nach hinein manipuliert zu haben.

Eine moderne Zeiterfassung ist fälschungssicher. Das System schafft für beide Seiten eine Garantie, dass die erfasste Arbeitszeit des Mitarbeiters auch wirklich geleistet wurde und sauber vom Arbeitgeber entlohnt wird. Diese Transparenz beugt potenziellem, gegenseitigen Misstrauen grundsätzlich vor.

Vertrauen schafft Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Vertrauen schafft Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Die logische Folge: Die Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen steigt und die Motivation den Arbeitsplatz zu wechseln sinkt.

Während Mitarbeiter bei altmodischen Systemen meist vor vollendete Tatsachen gestellt werden, was das persönliche Arbeitszeitkonto, Überstunden, Sonderzuschläge oder Resturlaubskonto angeht, bieten moderne Zeiterfassungen jedem Mitarbeiter die Möglichkeit in ihrem eigenen Account stets den aktuellen Status zu überprüfen.
So kann der Mitarbeiter z.B. von Zuhause aus vom Sofa seinen Resturlaub checken und gemeinsam mit der Frau bequem die Urlaubsplanung machen.

Aber auch das tatsächliche Erfassen der Arbeitszeiten wird mit modernen Zeiterfassungssystemen erleichtert. Wer früher noch mühevoll Stundenzettel geführt hat erfasst die Arbeitszeiten mit nur einem Klick. Pausen werden, wenn gewünscht automatisch abgezogen. Auch so kann eine moderne Zeiterfassung dem Mitarbeiter das Leben etwas leichter machen.

Die Summe solcher kleinen Dinge erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Und zufriedene Mitarbeiter sind loyaler und bleiben dem Unternehmen länger erhalten.
Gleichzeitig gilt: Zufriedene Mitarbeiter sind nicht nur produktiver sondern leisten nachweislich auch eine qualitativ wertvollere Arbeit.

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